Boekenonderzoek: ga in gesprek over opzet, uitvoering en evaluatie steekproef!

Over Horizontaal Toezicht, belastingcontroles en steekproefonderzoeken
De Belastingdienst verwacht dat ondernemers hun administratie op orde hebben. Steeds vaker worden statistische steekproeven gebruikt om vast te stellen dat sprake is van een aanvaardbare aangifte. Bij de opzet van de eurosteekproef is het uitgangspunt dat geen enkele fout wordt toegestaan. Om discussies te voorkomen, is het van belang om een steekproefonderzoek goed te begeleiden. Willem Veldhuizen, directeur van Taxsample, legt uit hoe om te gaan met controlebezoeken van de Belastingdienst.
28 mei 2022 Laatst gewijzigd: 13 jun 2022 Opinie Willem Veldhuizen RE RTAP

Wat beschouw je als de belangrijkste taken van een statisical auditor?

‘Het ondersteunen van ondernemingen en hun adviseurs bij onderzoeken door de Belastingdienst of op eigen initiatief. In de eerste plaats gaat het om bijstandverlening aan de klant als deze onderzoeken van Belastingdienst en/of douane krijgt, waarbij een steekproefmethodiek wordt toegepast. Dit komt al voor bij bedrijven met een omvang van 1,5 miljoen euro.

Mijn taak is om de gevolgde methodiek te beoordelen, aan te vechten en de uitkomst daarvan te bestrijden. In het kader van horizontaal toezicht verlangt de Belastingdienst van ondernemingen dat zij zichzelf monitoren. In samenwerking met de in- of externe fiscalist voer ik het steekproefonderzoek uit, rekening houdend met het belang van de ondernemer en conform de uitgangspunten van de CAB (Controleaanpak Belastingdienst).’

Is de Belastingdienst voldoende transparant als het gaat om boekenonderzoeken?

‘Er bestaan naast het Handboek Controle en de CAB – die openbaar zijn – veel interne richtlijnen die niet zijn gepubliceerd. Elke controle pakt daardoor anders uit, en de ondernemer heeft weinig inzicht in het verloop van de steekproef. Vanwege mijn achtergrond als EDP auditor bij de Belastingdienst zie ik wat de implicaties zijn van de gewijzigde aanpak en of het onderzoek consistent wordt uitgevoerd.'

Dat zal toch ook afhangen van de branche of de onderneming?

‘Elk onderzoek is maatwerk, waarbij rekening wordt gehouden met de typische kenmerken van de klant en de factoren die daarin een rol spelen. Die leiden tot typische fiscaal inherente, interne en controlerisico’s. Er ontstaat als het ware een soort matrix, waarin je rekening houdend met alle omstandigheden, zo’n honderd verschillende ‘controleaanpakken’ kunt beschrijven. Verder zijn er richtlijnen betreffende de materialiteit (het maximale bedrag dat na de controle volgens de Belastingdienst nog aan niet-ontdekte fouten mag resteren, terwijl het oordeel luidt: de aangifte is goed genoeg) en hoe moet worden omgegaan met het onderzoek als er meerdere sub-entiteiten inzitten. Maar zoals gezegd worden deze richtlijnen niet gepubliceerd.’

Is de controle een soort agenten- en dievenspel?

‘Je zou kunnen zeggen dat het een wedstrijd is en dat de controleur graag wil winnen. Hij komt bij de klant binnen met een bepaalde intentie. Als belastingadviseur is het dan zaak om in het oriënterend gesprek helder te krijgen wat die intentie is. Soms wordt een omzetbelastingcontrole aangekondigd, maar blijkt bij doorvragen dat men vooral geïnteresseerd is in heel andere zaken, bijvoorbeeld de innovatiebox. In een recente situatie werden voor een loonbelastingcontrole bestanden uit SAP opgevraagd, die daarmee niets te maken hadden.’

Er kan dus sprake zijn van een dubbele agenda, maar die ken je niet?

‘Die dubbele agenda moet je zo snel mogelijk boven tafel zien te krijgen. Je moet van tevoren voor alle belastingmiddelen weten welk potentieel risico je loopt. Bij een steekproefonderzoek moet je duidelijk afspreken welke gegevens nodig zijn en of die zien op de scope van het onderzoek. Hiermee sluit je de mogelijkheid van ‘bijvangst’  uit. Als dat niet gebeurt, en je hebt daar van tevoren niets over afgesproken, bestaat de kans dat de ondernemer uiteindelijk voor een voldongen feit wordt geplaatst. Als de Belastingdienst in de steekproef constateert dat er fouten zijn gemaakt, sta je als onderneming al 2-0 achter.’

De Belastingdienst lijkt er vooral de laatste decennia vanuit te gaan dat heel Nederland fraudeert?

‘De Belastingdienst wil steeds meer informatie hebben, die volgens de dienst absoluut noodzakelijk is om criminelen te kunnen aanpakken. Mijn ervaring is dat de informatie vooral wordt gebruikt om Jan Modaal en de ondernemer beter te kunnen controleren. Bij een controle heeft de controleur een vooraf gekleurd beeld, komt hij meestal met een bepaalde reden, en zoekt hij naar argumenten om te bewijzen dat hij gelijk heeft. Vooral als controles in een bepaalde branche plaatsvinden die de controleur goed kent uit eerdere onderzoeken, gaat de controleur er van tevoren al vanuit dat de ondernemer fout bezig is.’

Staat de steekproef centraal in de controleaanpak van de Belastingdienst?

'De steekproef staat centraal in de CAB van de Belastingdienst, omdat die veel efficiënter is dan andere controlemiddelen. Voor de Belastingdienst is het essentieel dat de statistische steekproef deel blijft uitmaken van het controlepalet, om het aantal controles op peil te houden. Daaraan kan niet worden getornd. De steekproef wordt vaak ingezet als afronding van het boekenonderzoek, als een soort kers op de taart. Hierdoor loopt de ondernemer het risico dat bepaalde onderwerpen twee keer worden onderzocht. Bij de opzet van de steekproef moet de Belastingdienst rekening houden met de voorinformatie die is opgedaan uit de eerdere fasen van het boekenonderzoek. Als de controleur het onderzoek met een bepaalde vooringenomenheid uitvoert, loopt de ondernemer het risico dat de uitkomst van de steekproef niet representatief is voor de werkelijke fout in de aangifte. Zelfs bij ondernemers waar uit een steekproef veel fouten naar voren komen, kun je nog de vraag stellen: hoe fout is het eigenlijk, gaat het om 3 miljoen euro of om 5 ton te betalen belasting? Als de Belastingdienst fouten heeft gemaakt in de aanpak, wil men niet de steekproef ter discussie stellen en komt men de ondernemer liever op andere terreinen tegemoet. Voor de ondernemer maakt het niet uit dat de steekproef heilig is voor de Belastingdienst, hij gaat liever voor de deal dan voor zijn gelijk.’

Dat klinkt een beetje als handjeklap?

‘Als uit het steekproefonderzoek blijkt dat er fouten zijn, moet je op zoek naar de meest reële schatting waarbij verschil van mening kan ontstaan over de hoogte van de naheffing. De uitkomst leidt dan vaak tot een soort handjeklap. De Belastingdienst heeft zo’n driehonderd medewerkers in de EDP-audit, een belangrijke schakel in het onderzoek. Als een ondernemer wordt geconfronteerd met een onderzoek waarbij de EDP-auditor betrokken is, kom ík in beeld. Ligt er al een conceptrapport, dan pluis ik het hele onderzoek uit: wat wist de Belastingdienst van tevoren, is het een representatief onderzoek, welke issues spelen er. Als ik constateer dat er grove fouten zijn gemaakt in de opzet en uitvoering van de steekproef, dan kunnen die bevindingen niet zonder meer worden geëxtrapoleerd naar het geheel.’

Kunnen bedrijven ook zelf steekproeven uitvoeren?

‘Ik raad dat beslist aan. Om problemen te voorkomen, is het beter zelf een nulmeting uit te voeren. De Belastingdienst wil op termijn dat alle bedrijven, die controleplichtig zijn, zichzelf periodiek (laten) controleren.  Zelf controleren heeft als groot voordeel dat je inzicht krijgt in de werking van beheersmaatregelen, fiscale risico’s en kansen kunt kwantificeren en maatregelen kunt treffen om de fiscale beheersing te verbeteren. Je bepaalt zelf de scope in een nulmeting en kunt met de uitkomsten de Belastingdienst proactief tegemoet treden. De Belastingdienst waardeert dat zeer.’

Wat kan een zelf uitgevoerde steekproef concreet opleveren?

‘Vooronderzoek is belangrijk, bijvoorbeeld als er een reorganisatie is geweest. We houden er rekening mee dat bepaalde onderwerpen nader onderzocht kunnen worden. Zijn de feiten en omstandigheden nog goed te achterhalen wanneer personeel met ruzie is vertrokken? Het kan dan moeilijk zijn om het plaatje compleet te krijgen. In zo’n geval is het verstandig om bij de opzet van de steekproef hier rekening mee te houden.

Bij het onderzoek komt dit type fout wel naar boven, maar bij de evaluatie kun je dan rekening houden met een nauwkeurige berekening van de werkelijke fout. De controleaanpak van de Belastingdienst is heel rigide. Stel men had de fout ontdekt, dan was er veel discussie geweest en had de klant bij voorbaat al op achterstand gestaan. Vooral als de Belastingdienst de resultaten van het controleonderzoek wil extrapoleren naar voorgaande jaren kan de naheffingsaanslag in de papieren gaan lopen. Maar als je in je eigen steekproefonderzoek nauwkeurig kunt vaststellen welke onvolkomenheden er zijn, kun je ook berekenen wat de correctie moet zijn. Dat levert een veel lager bedrag op dan wanneer de rigide ‘nulfoutenverwachting’ wordt gehanteerd.’

Hoe verloopt een boekenonderzoek doorgaans?

‘De controle verloopt in fasen. De eerste fase wordt ‘understanding the business’ genoemd. De controleur wil begrijpen wat de ondernemer doet. Het ‘voorwerk’ is daarbij doorgaans al op kantoor gedaan. De controleur zal dus proberen vast te stellen dat de aannames die men heeft, namelijk dat het misschien niet goed zit bij de onderneming, juist zijn. Er wordt allerhande informatie opgevraagd. Als er bestanden worden opgevraagd, is het wel aan te raden dat de ondernemer weet wat er in die bestanden staat en waarover hij discussie kan krijgen. Over het verdere verloop van het boekenonderzoek zou de ondernemer vooraf afspraken moeten maken, zodat verrassingen zoveel mogelijk worden uitgesloten. Welke onderwerpen worden eerst onderzocht en wat is het standpunt hierin van de Belastingdienst? Waar vindt de steekproef op plaats, hoe wordt deze getrokken en welke informatie wordt opgevraagd? Tenslotte: hoe wordt geëvalueerd en wat kan de ondernemer doen als de steekproef niet kan worden goedgekeurd? Wij zien dat controleurs hier heel verschillend mee omgaan.’

Hoe kun je als ondernemer een zo krachtig mogelijke tegenspeler van de Belastingdienst zijn?

‘Onderschat nooit de impact van een boekenonderzoek. Bedenk welke issues mogelijk kunnen spelen, zowel fiscaal als beheerstechnisch. Ik raad aan al vanaf de aankondiging van het boekenonderzoek in overleg te gaan met de controlemedewerker en EDP-auditor van de Belastingdienst over de te verwachten controleaanpak. Wat tijdens zo’n voorbespreking in ieder geval altijd aan de orde zou moeten komen, is de scope van het onderzoek, of en onder welke voorwaarden sprake zal zijn van extrapolatie naar andere tijdvakken, welke materialiteit zal worden toegepast voor de entiteit, hoe zich dat vertaalt naar de mogelijk verschillende administraties en deelonderzoeken, en onder welke voorwaarden het vooronderzoek tot reductie van het gegevensgerichte onderzoek kan leiden voor bepaalde delen van de administratie. Ook zou besproken moeten worden wat de gevolgen van de inrichting van de administratie voor het onderzoek zijn en op welke wijze subsampling zal worden toegepast bij verdichting van mutaties in de administratie.’

Wat zijn nog meer belangrijke onderwerpen?

‘Het moet duidelijk zijn onder welke voorwaarden gebruik kan worden gemaakt van verrekening van fouten in voor- en nadeel van de Belastingdienst, welk feitencomplex zal worden opgevraagd van de getrokken posten en hoe zal worden omgegaan met eventuele gebreken. Verder is het van belang van tevoren afspraken te maken over de manier waarop de Belastingdienst de steekproef zal evalueren en op welk manier tegenbewijs kan worden geleverd, en over hoe om te gaan met bijzondere posten zoals leasefacturen.

Misschien zijn er bepaalde onderwerpen die buiten de steekproef om geëvalueerd moeten worden. Voor de bewijspositie van de ondernemer is het essentieel om van tevoren afspraken te maken over de opzet, uitvoering en evaluatie van de eventuele steekproef.’

 

Bron: Belasting_Magazine

 

Auteur

Veldhuizen_Willem_foto1.jpg

Willem Veldhuizen RE RTAP

Taxsample BV
Amstelveen
Specialisme(n): Tax data science en statistical audits
Profiel
Neem contact op voor een gratis consult
Fiscaalconsult

Fiscaalconsult is het kenniscentrum en online adviesplatform voor financiële of juridische dienstverleners, als ook controllers van ondernemingen die op zoek zijn naar fiscale expertise.

Fiscaalconsult
Kanaalpark 157
2321 JW Leiden

Volg ons op

 
Fiscaal nieuws ontvangen?

Fiscaal nieuws ontvangen?

Ja, stuur mij de nieuwsbrief met fiscale updates en ontwikkelingen. Gegevensverwerking en verzending overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). U ontvangt maximaal 1 nieuwsbrief per week.

Controleer nu uw mailbox

U ontvangt een bericht met instructies om uw e-mailadres te bevestigen.

Fiscaalconsult © 2022. Fiscaalconsult is een onderdeel van Opgenoort Holding BV. Alle rechten voorbehouden. Privacybeleid en disclaimer

Calabi
1
0
1